ông ty bạn đã đi đến quyết định sẽ thuê một nhà tư vấn hoặc một đơn vị tư vấn để cùng hợp tác trong dự án sắp tới. Có rất nhiều sự lựa chọn và tất cả họ đều tỏ ra sẵn sàng hợp tác với bạn. Nhưng vấn đề là làm thế nào để có thể đưa ra sự lựa chọn đúng đắn nhất?

 

Mục tiêu của bạn là gì?

 

Vấn đề đầu tiên là bạn cần xác định một cách rõ ràng nhu cầu của mình. Trước khi bắt đầu công việc tìm kiếm nhà tư vấn ERP, bạn hãy bắt tay vào việc xác định dự án mà bạn muốn tiến hành, nhiệm vụ cần phải thực hiện, và sự cam kết từ tất cả những thành viên có liên quan (trong trường hợp triển khai giải pháp ERP thì sự cam kết từ phía lãnh đạo cấp cao là điều không thể thiếu). Bạn hãy luôn xem xét một cách thấu đáo những tác động có thể xảy ra. Liệu bạn có thể giảm thiểu những tác động đó, hay ít nhất là nhận biết được chúng hay không? Tôi biết một số nhà tư vấn đã mất rất nhiều thời gian bàn cãi về những vấn đề rất nhỏ và rồi kết cục là dự án của họ đã phải kéo dài hàng tháng chỉ bởi khối lượng công việc mà họ phải giải quyết tăng lên ngoài tầm kiểm soát. Điều đó không có nghĩa là công việc vô cùng phức tạp. Đó đơn giản chỉ là một lời cảnh báo khi bạn không xác định một cách rõ ràng dự án mà bạn muốn tiến hành thì có nghĩa là bạn sẽ phải bỏ tiền thuê nhà tư vấn làm việc đó. Và rồi cuối cùng chính bạn là người sẽ tiêu tốn rất nhiều tiền bạc chứ không phải là các nhà tư vấn. Vì vậy, trước khi lựa chọn nhà tư vấn bạn phải xác định rõ bạn cần tư vấn những vấn đề gì. Vậy vấn đề bây giờ là làm thế nào để có thể lựa chọn nhà tư vấn phù hợp?

 

Họ có kinh nghiệm trong lĩnh vực bạn cần tư vấn hay không?

 

Hãy tận dụng các mối quan hệ với bạn bè, đối tác, các tổ chức thương mại, nhà cung cấp và khách hàng để nhờ họ giới thiệu cho bạn một nhà tư vấn ERP mà họ biết hoặc họ đã từng hợp tác. Tiếp theo hãy tìm hiểu thông tin về những nhà tư vấn này trên các tạp chí chuyên ngành, trong đó Thế Giới Vi Tính – PCW Series B là một gợi ý rất tốt. Nhiều các cuộc tranh cãi về ERP đã được đưa lên mặt báo. 

 

Thuê nhà tư vấn cũng giống như thuê một người làm công khác, nhưng là một người làm công có chất lượng hơn. Bạn nên đưa ra bất kỳ câu hỏi nào mà bạn cho là hợp lý (và bạn cũng có thể sa thải nhà tư vấn một cách dễ dàng). Hãy tìm hiểu những thông tin như:

 

• Họ có kinh nghiệm trong lĩnh vực mà bạn đang cần tư vấn hay không? 

• Các dự án ERP của họ thành công ở mức độ nào?

• Tinh thần hợp tác của nhà tư vấn như thế nào? 

• Người giới thiệu nhà tư vấn cho bạn đã từng hợp tác với họ trong một dự án nào khác sau đó hay không?

 

Cuối cùng, bạn đã có thể chọn ra một số nhà tư vấn có năng lực. Họ đáp ứng đầy đủ những tiêu chí mà bạn đặt ra. Đó là những nhà tư vấn ERP chuyên nghiệp nhưng có thể bạn chưa từng biết đến họ. Vậy làm thế nào để đưa ra sự lựa chọn cuối cùng?

 

Tại sao bạn không tham khảo những dự án ERP trước đó.

 

Hãy yêu cầu các nhà tư vấn cung cấp cho bạn một danh sách những khách hàng của họ mà qua đó bạn có thể tham khảo. Nếu họ không thể đưa ra cho bạn một danh sách như thế thì có nghĩa là bạn đã biết đươc nhiều điều về năng lực của nhà tư vấn đó. 

 

Khi có trong tay danh sách khách hàng, hãy chắc chắn rằng bạn có thể liên lạc với chính người đã từng phụ trách dự án ERP mà họ hợp tác với nhà tư vấn này. Hãy chuẩn bị các câu hỏi nêu lên một cách đầy đủ và chính xác nhất về trường hợp của bạn và hãy cố gắng tìm hiểu xem liệu họ đã từng gặp những vấn đề tương tự hay không? 

 

Tuy nhiên, nói như vậy không có nghĩa là bạn không cần xem xét tới những nhà tư vấn mới. Nếu bạn tin tưởng họ có đủ khả năng đưa ra giải pháp tốt thì hãy tạo cho họ cơ hội để thể hiện điều đó.

 

Những vấn đề có thể nảy sinh là gì?

 

Người ta thường nói rằng “trong cuộc sống không có gì là chắc chắn 100% trừ cái chết và nghĩa vụ đóng thuế”. Một số công ty luôn làm việc dựa trên những văn bản chi tiết và tốn nhiều thời gian trong khi một số khác chỉ cần một cái bắt tay.

 

Bạn có thể hy vọng nhà tư vấn ít nhất cũng cung cấp cho bạn một văn bản trong đó chỉ rõ họ sẽ chuyển giao cho bạn những sản phẩm gì. Thông thường, vấn đề này luôn đi kèm với điều kiện thanh toán. Ví dụ, bạn sẽ phải thanh toán một tỷ lệ hợp lý là 30% của phí tư vấn ngay khi kế hoạch hợp tác được các bên thông qua. Bạn phải lưu ý rằng bạn hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc các nhân viên của bạn có đủ trình độ và khả năng tiếp nhận những sản phẩm bàn giao này hay không nên hãy luôn chuẩn bị sẵn sàng cho vấn đề này. Để đảm bảo lợi ích của cả hai bên, bạn và nhà tư vấn nên thỏa thuận mọi vấn đề dưới hình thức văn bản. Các văn bản thỏa thuận sẽ giúp hai bên tránh được những tranh chấp có thể xảy ra và tránh cho cả hai bên những vấn đề có thể nảy sinh làm đổ vỡ mối quan hệ.
 

Bạn sẵn sáng liên lạc với nhà tư vấn.

 

Bạn đã đưa ra lựa chọn của mình. Tất cả mọi vấn đề và kết quả mong đợi đều đã được làm rõ. Bạn đã tiến hành lựa chọn một danh sách các nhà tư vấn, tìm hiểu thông tin về khả năng của họ, xác định độ tin cậy mà họ mang lại. Vậy việc cần làm tiếp theo là gì?

 

Những vấn đề cốt lõi cuối cùng cần xác định.

 

Cuối cùng, chính bạn phải làm rõ những vấn đề sau đây với điều kiện bạn không bị ảnh hưởng bởi những yếu tố khách quan: 

 

• Bạn có tin tưởng họ không?

• Bạn và công ty của bạn có thể hợp tác với họ được không?

• Họ có phù hợp với văn hoá DN hay môi trường làm việc của công ty bạn hay không?

• Những mâu thuẫn mà bạn có thể tính tới? 

 

Trong một số trường hợp nhà tư vấn có thể đã giành được một số hợp đồng tư vấn ERP trước đó do không có đối thủ cạnh tranh. Nếu có những trường hợp như vậy thì nhà tư vấn nên cho bạn biết và điều đó có nghĩa là chứng nhận về khả năng của họ sẽ phụ thuộc vào cách mà họ xử sự.

Trong trường hợp này bạn hãy hỏi về bất cứ vấn đề gì mà bạn thấy băn khoăn.

 

Bạn đã sẵn sàng đón nhận thành công chưa?

 

Nếu làm theo những lời khuyên được đưa ra trên đây thì rất có thể bạn đang đi trên con đường dẫn tới thành công trong việc hợp tác với một nhà tư vấn ERP chuyên nghiệp. Hãy cho họ biết nhu cầu của bạn và họ sẽ hỗ trợ bạn trên chặng đường đó. 

 

Họ sẽ giúp bạn mở rộng tầm nhìn trong tương lai. Hãy luôn quan tâm tới công việc của họ bằng cách trao đổi thường xuyên. Hãy thường xuyên đánh giá kết quả và tiến độ công việc mà họ đang thực hiện. Nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào về những công việc trọng yếu và hướng đi trong quá trình tư vấn thì hãy tiến hành trao đổi với họ để cùng nhau xem lại phạm vi hợp tác. Họ sẽ nghiên cứu và giải đáp những câu hỏi của bạn. Bằng cách đó bạn đã cho họ thấy rằng bạn rất quan tâm tới công việc của họ. 

 

Trước hết và trên tất cả, một nhà tư vấn có năng lực chắc chắn sẽ mang lại thành công cho bạn. Điều đó cũng có nghĩa là “Nếu bạn không thành công thì có nghĩa là họ cũng không thành công” 

 

 

NHỮNG LƯU Ý KHI CHỌN NHÀ TƯ VẤN

 

Danh tiếng

 

• Những gì bạn thu được xứng đáng với những gì bạn bỏ ra hay không?

• Đặt vấn đề chi phí lên hàng đầu. 

• Sự tham gia của tất cả mọi người

• Giao đúng người, đúng việc 

• Không ngừng phân tích: Liệu có cách nào giúp cho công việc tốt hơn không

• Trung thực. Hãy nói lên sự thật dù nó không như bạn mong đợi

• Vận dụng mọi kinh nghiệm mà bạn có được trong tất cả các lĩnh vực liên quan

• Đừng quá chú trọng vào những vấn đề nhỏ mà bỏ qua những vấn đề lớn

• Sử dụng nhưng công cụ và phương pháp hiện đại nhất

• Luôn trao đổi thông tin và kiến thức khi có thể