► Xem thêm: 10 Lý do khiến doanh nghiệp cần tức tốc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Khái niệm về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử (e-invoicing) vốn đã được sử dụng từ lâu ở các nước khác trên thế giới. Nhưng ở Việt Nam thì vài năm trở lại đây; doanh nghiệp mới bắt đầu triển khai hóa đơn điện tử do nhu cầu sử dụng ngày càng tăng. Đặc biệt là từ các đối tác và đơn vị Viễn thông, Cấp nước và Điện lực,… Vì mỗi tháng trung bình họ phải xuất tới hàng chục triệu hóa đơn cho hàng chục triệu khách hàng. Khiến chi phí dùng cho việc in ấn và lưu trữ 10 năm liên tục chiếm một khoảng lớn trong tổng chi phí hoạt động của doanh nghiệp.

Hóa đơn điện tử (e-invoicing) cơ bản chỉ là những chứng từ dùng trong giao dịch; được mã hóa kỹ thuật số giữa bên bán và bên mua; thông một trung gian là các công ty hay tổ chức cung cấp các dịch vụ về chứng thực các hóa đơn điện tử, được nhà nước cấp như VNPT, Viettel,…(tổng cục thuế có cổng liên kết với các đơn vị này).

Một hóa đơn điện tử thực sự được số hóa hoàn toàn. Có nghĩa là dữ liệu sẽ được nhà cung cấp tích hợp vào hệ thống của bên chứng thực hóa đơn. Nhờ đó mà người mua sẽ có thể xem, nhận và tải về rất tiện nhất. Cần lưu ý phân biệt giữa hóa đơn giấy được bên bán scan thành dạng file PDF và một hóa đơn điện tử thực thụ. Dạng hóa đơn giấy được scan thành file PDF chỉ là cách để lưu trữ sang dạng điện tử; và người bán phải gửi cho người mua bằng email.

Thời gian cần triển khai hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Khoản 3, Điều 59, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nội dung tại Khoản 2 và Khoản 4, Điều 35, Nghị định 119/2018/NĐ-CP sẽ bị bãi bỏ kể từ ngày 1/11/2020:

Điều 35. Hiệu lực thi hành

– Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 11 năm 2018.
– Việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của Nghị định này thực hiện xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01 tháng 11 năm 2020.
– Kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hết hiệu lực thi hành.”

Như vậy, thời hạn doanh nghiệp bắt buộc phải triển khai hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP là từ ngày 1/7/2022.

Các bước cơ bản để triển khai hóa đơn điện tử

Bước 1: Chọn đơn vị phù hợp để triển khai hóa đơn điện tử
Chọn lựa được đơn vị cung cấp phù hợp là bước quan trọng nhất trong cả quy trình triển khai hóa đơn điện tử. Việc áp dụng hóa đơn điện tử có hiệu quả và mang lại lợi ích cho doanh nghiệp nhiều hay ít; còn tùy thuộc vào việc doanh nghiệp có chọn được đối tác cung cấp phù hợp hay không.

Bước 2: Lập quyết định về việc sử dụng hóa đơn điện tử
Hoàn thành việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp; thì doanh nghiệp cần tiến hành lập văn bản Quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần sử dụng Mẫu văn bản số 1, thuộc Phụ lục ban hành kèm Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Bước 3: Ra thông cáo về vấn đề phát hành hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp cần sử dụng Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC; để thông báo về việc phát hành hóa đơn điện tử . Và gửi tới cơ quan thuế theo cổng thông tin điện tử.

Bước 4: Tiến hành lập hóa đơn mẫu
Doanh nghiệp cần ký số vào hóa đơn mẫu và gửi đến cơ quan thuế. Lưu ý cần làm theo đúng định dạng gửi cho người mua.

Bước 5: Đợi hồi đáp từ cơ quan thuế
Doanh nghiệp Đợi hồi đáp từ cơ quan thuế. Sau 2 ngày kể từ khi gửi hóa đơn mẫu, nếu không nhận được lời phản hồi từ cơ quan thuế, doanh nghiệp sẽ được phép áp dụng hóa đơn điện tử.

► Xem thêm: 17 Vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý về hóa đơn điện tử

2. Các lợi ích có được khi doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử?

Cắt giảm chi phí kinh doanh

Lợi ích đầu tiên cho doanh nghiệp khi bắt đầu triển khai hóa đơn điện tử là giúp cắt giảm lượng lớn chi phí cho doanh nghiệp. Thông thường các doanh nghiệp quản lý hóa đơn bằng cách in ấn ra; và tiến hành quản lý, lưu trữ liên tục trong 10 năm. Số lượng hóa đơn in ra có thể lên tới con số hàng nghìn hoặc hàng chục nghìn. Vì vậy mà chi phí và thời gian bỏ ra cho việc này là khá lớn.

Khi chuyển sang dùng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy thì có thể tiết kiệm tới 70-80% chi phí. Đặc biệt là khi cộng dồn theo thời gian; con số này lại càng lớn hơn rất nhiều. Vì vậy, đây rõ ràng là một trong những lợi ích to lớn; khiến doanh nghiệp cần phải chuyển sang dùng hóa đơn điện tử ngay khi có thể

Đẩy nhanh tính tuân thủ và tính tự động

Một trong những lợi ích của hóa đơn điện tử chính là đẩy nhanh tính tuân thủ và tự động cho quy trình làm việc. Thật vậy, ở rất nhiều doanh nghiệp sau khi triển khai hóa đơn điện tử; thì hóa đơn điện tử giúp các công việc của doanh nghiệp diễn ra tự động và nhanh chóng hơn rất nhiều. Ngay sau khi hóa đơn điện tử được tích hợp thành công; thì các công việc trong quá trình bán hàng và xuất hóa đơn sau đó sẽ được tiếp tục thực hiện mà không cần con người can thiệp. Nói chính xác hơn là nó sẽ được tự động hóa gần như hoàn toàn. Nhờ vậy mà doanh nghiệp có thể thực hiện các công việc một cách đồng nhất bất kể mọi nơi; và hiệu suất của toàn quy trình cũng sẽ cao hơn rất nhiều.

Hạn chế các rủi ro liên quan đến hóa đơn và thuế

Theo luật thì nếu hóa đơn bị thất lạc hoặc sai sót thì doanh nghiệp sẽ bị phạt khá nặng. Nếu sử dụng hóa đơn giấy, đặc biệt là khi số lượng lên tới con số hàng nghìn và chục nghìn; thì khả năng sai sót và thất lạc lại càng cao hơn. Thực tế không ít doanh nghiệp cũng đã chịu phạt rất nặng vì lỗi này.

Nhưng tin vui là rủi ro này hoàn toàn được giải quyết nhanh chóng; nếu doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử thay cho các loại hóa đơn giấy. Vì khác với các hóa đơn giấy, các dữ liệu trên hóa đơn điện tử sẽ được tích hợp lên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ; lưu ý rằng nhà cung cấp này có liên thông với tổng cục thuế. Nhà cung cấp dịch vụ đảm bảo sở hữu hệ thống làm việc chuyên nghiệp; và an toàn tuyệt đối cho người sử dụng. Người dùng sau đó có thể thực hiện truy cứu, xem hoặc tải về bất cứ khi nào có nhu cầu.

Triển khai hóa đơn điện tử giúp đáp ứng nhu cầu khách hàng

Cuối cùng, việc triển khai hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng. Đây cũng chính là một trong những lợi ích của hóa đơn điện tử; giúp doanh nghiệp ngày càng chiếm được lòng thiện cảm của khách hàng. Càng hiện đại, con người ngày càng mong muốn có được sự thuận tiện và nhanh chóng. Đặc biệt khi cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 nổ ra, nhu cầu này càng tăng cao. Các doanh nghiệp buộc phải đáp ứng được nhu cầu của khách hàng về sản phẩm/dịch vụ: nhanh nhất – đơn giản nhất – thuận tiện nhất.

Lấy ví dụ cụ thể, việc phải chờ xuất hóa đơn lâu sau khi mua hàng xong; hoặc đôi khi phải trở lại để lấy hóa đơn; hoặc phải nhận hóa đơn qua con đường bưu điện; là không còn phù hợp và thịnh hành trong cuộc cạnh tranh thời 4.0 của doanh nghiệp hiện nay. Nó lại càng đúng với các doanh nghiệp trong ngành phân phối, bán lẻ và thương mại điện tử. Do đó mà việc ứng dụng hóa đơn điện tử từ lâu đã không còn chỉ là sự lựa chọn. Mà là một việc bắt buộc với rất nhiều doanh nghiệp nếu như họ muốn tồn tại.

3. Điều kiện cần để doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử bao gồm những gì?

Theo quy định của Chính phủ, Bộ tài chính và kinh nghiệm triển khai thực tiễn; doanh nghiệp muốn triển khai hóa đơn điện tử cần có đủ các điều kiện sau:

• 1- Đáp ứng và tuân thủ chặt chẽ các hướng dẫn của Thông tư; được ban hành bởi Bộ tài chính và Nghị định Chính phủ
• 2- Doanh nghiệp sở hữu phần mềm chuyên dụng cho bán hàng/kế toán; có tính năng tích hợp các hóa đơn điện tử 
• 3- Doanh nghiệp đã đăng ký cùng các Cơ quan thuế có thẩm quyền về việc phát hành và sử dụng các hóa đơn điện tử.
• 4- Doanh nghiệp bắt đầu liên kết bên cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử với hệ thống phần mềm bán hàng/kế toán; để có thể bắt đầu vận hành và thực hiện hướng dẫn về cách tra cứu, in ấn, tải hóa đơn cho bên khách hàng.

Tạm Kết

Phần mềm quản lý của ASOFT đã hỗ trợ sẵn việc tích hợp hóa đơn điện tử. Không chỉ giúp doanh nghiệp trong việc tính toán, quản lý các hóa đơn bán hàng, hóa đơn thuế,… Mà còn hỗ trợ tối đa trong việc tạo tính thuận tiện – nhanh chóng – tiện lợi cho quy trình làm việc của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nếu đang có nhu cầu tìm kiếm một phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp hiệu quả trong việc triển khai hóa đơn điện tử; Đăng ký ngay hoặc liên hệ ASOFT qua Hotline: 1900 6123 để được tư vấn và Demo miễn phí.

► Xem thêm: Phương pháp quản lý tài sản cố định hiệu quả cho doanh nghiệp 2021

Ban Biên Tập ASOFT