► Xem thêm: Sổ cái phân tán là gì? Công nghệ sổ cái phân tán giúp được gì cho doanh nghiệp?

Khái niệm về quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp

Dựa trên nội dung được biên soạn trong các văn bản và quy định của nhà nước thì: Tài sản cố định là những tư liệu trong sản xuất; được sử dụng vào các hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm: sản xuất và kinh doanh. Tài sản cố định thông thường sẽ có giá trị khá lớn; và sẽ được dùng vào nhiều chu kỳ trong quá trình sản xuất. Tài sản cố định được chia thành 3 loại dưới đây:

• ✔ Tài sản cố định hữu hình: Đây là những vật liệu tham gia vào nhiều kỳ sản xuất, kinh doanh; nhưng vẫn không bị thay đổi hình thái lúc đầu.
• ✔ Tài sản cố định vô hình: Đây là tài sản cố định không có trạng thái vật chất hoàn toàn. Tài sản cố định hữu hình sẽ tham gia vào nhiều chu trình kinh doanh và sản xuất. Ví dụ như các khoản phí về đất sử dụng, bản quyền tác giả, bằng sáng chế,,…
• ✔ Tài sản cố định thuê tài chính: Đây là tài sản cố định do công ty đi thuê từ các công ty cho thuê tài chính. Sau khi hết hạn thuê, thì công ty bạn có thể mua lại; hoặc tiếp tục làm hợp đồng để thuê tiếp.

Một số điều kiện và nguyên tắc trong việc quản lý tài sản cố định của doanh nghiệp

Sau đây là một số nguyên tắc được xem là kim chỉ nam; để giúp cấp quản lý tại các doanh nghiệp có thể quản lý tốt tài sản cố định. Các bộ phận kế toán nên chú ý để làm theo.

Điều kiện cần có để tài sản được coi là tài sản cố định bao gồm:

• ✔ Tài sản cố định có thời gian sử dụng ít nhất 1 năm
• ✔ Tối thiểu tài sản cố định có có nguyên giá là 30 triệu đồng
• ✔ Tài sản cố định nhất định phải mang lại lợi ích cho doanh nghiệp trong tương lai

Nguyên tắc cần có trong công tác quản lý

Với các tài sản cố định đang sử dụng

• ✔ Doanh nghiệp cần phải chuẩn bị một bộ hồ sơ riêng cho mọi tài sản cố định để có thể quản lý dễ dàng. Bao gồm: biên bản giao nhận/chuyển giao tài sản cố định; hợp đồng mua bán tài sản; các hóa đơn mua bán tài sản; các chứng từ và mọi giấy tờ liên quan khác. Ví dụ như: chứng nhận xuất xứ; giấy tờ khai hải quan (dành cho các hàng hóa xuất nhập khẩu); giấy tờ đánh giá chất lượng của sản phẩm;…

• ✔ Doanh nghiệp cần phải phân loại và đánh số riêng cho mọi loại tài sản cố định. Tài sản cố định phải luôn được theo dõi; và giám sát một cách chi tiết từng đối tượng được ghi trong bảng tài sản cố định; và có mặt trong sổ theo dõi tài sản cố định.

• ✔ Tài sản cố định cần được theo dõi và quản lý kịp thời và chính xác những vấn đề sau: số lũy kế hao mòn, nguyên giác và những giá trị còn lại.

Lưu ý: Tài sản cố định có giá trị còn lại trên sổ kế toán được tính theo công thức sau:

Giá trị còn lại trên sổ kế toán = Nguyên giá của tài sản cố định – Số hao mòn lũy kế của tài sản cố định

Công thức tính giá trị còn lại của tài sản cố định

Với các tài sản cố định khác

• ✔ Còn đối với những loại tài sản cố định chưa cần dùng; hoặc đang chờ thanh lý mà chưa khấu hao hết; thì cần phải tiến hành làm các công tác quản lý, giám sát, theo dõi và bảo quản. Tất nhiên các công tác này đều cần phải tuân theo những quy định hiện hành; và trích khấu hao dựa theo những quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC.

• ✔ Đối với những tài sản cố định vẫn còn đang được sử dụng trong các hoạt động kinh doanh nhưng đã khấu hao hết. Ví dụ như những TSCĐ thông thường; thì doanh nghiệp vẫn cần phải tuân chặt chẽ theo các công tác quản lý.

• ✔ Ngoài bản thân doanh nghiệp, thì mỗi bộ phận kế toán, đều cần phải nắm rõ các hướng dẫn, đồng thời tuân thủ chặt chẽ; cộng thêm với sự trợ giúp từ các phần mềm quản lý chuyên dụng; thì việc quản lý các tài sản cố định mới được diễn ra trơn tru và chuyên nghiệp.

► Xem thêm: CFO là gì? Tổng hợp những kỹ năng để trở thành một CFO chuyên nghiệp

Các công việc của quản lý tài sản cố định

Tài sản cố định vốn là thành phần đóng vai trò quan trọng bậc nhất trong toàn bộ quá trình sản xuất. Vì thế nếu cấp quản lý tại doanh nghiệp có thể giám sát và sử dụng một cách hiệu quả các tài sản cố định; thì sẽ tạo điều kiện để công ty nâng cao năng suất và chất lượng hoạt động. Không những vậy còn giúp tiết kiệm một khoản phí lớn. Đưa ra nhiều biện pháp để giảm tối đa những tổn thất do tài sản cố định bị hao mòn gây ra. Sau đây là một số cách để quản lý tài sản một cách cụ thể và khoa học. Bao gồm những hoạt động sau:

Các công việc để quản lý tài sản cố định

Các công việc để quản lý bao gồm giám sát mọi hoạt động có liên quan tới việc mua sắm, sửa chữa và nâng cấp; để tài sản cố định hoạt động năng suất, cho thích hợp yêu cầu trong sản xuất.

Các công việc về quản lý sử dụng, sửa chữa hay bảo dưỡng tài sản

Các việc về quản lý sử dụng, sửa chữa hay bảo dưỡng tài sản bao gồm: Quản lý và giám sát tất cả mọi hoạt động về công tác bảo dưỡng và sửa chữa tài sản cố định; nhằm đảm bảo cho việc khai thác hết năng suất của tài sản cố định. Đây chính là những biện pháp tối ưu để có thể sử dụng tài sản cố định hiệu quả.

Các công việc về quản lý khấu hao các tài sản cố định

Theo thời gian và quá trình sử dụng, các tài sản cố định sẽ bị khấu hao một lượng nhất định. Việc quản lý khấu hao các tài sản cố định tốt sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định được nhu cầu về việc tăng giảm vốn cố định trong một năm, cũng như khả năng tài chính. Xem xét các khấu hao của tài sản cố định chính là căn cứ để doanh nghiệp xem xét và ra quyết định có nên làm mới tài sản cố định không.

Các công việc thanh lý tài sản cố định

Các tài sản cố định nếu bị hư hỏng thì thông thường khó có thể sửa chữa được; dẫn đến bị lỗi thời và hoạt động kém hiệu quả thì có thể mang đi thanh lý.

Các phương pháp giúp doanh nghiệp quản lý tài sản cố định

Đối với mục đầu tư tài sản cố định

• ✔ Cần thiết lập ngân sách cho việc mua sắm và đầu tư vào tài sản cố định chính xác: Cân nhắc về nguồn vốn phải bỏ ra ở hiện tại và lợi ích sẽ thu ở tương lai của doanh nghiệp. Ngoài ra cần tính toán chỉ tiêu cần có nhằm xem xét lại việc sử dụng tài sản cố định của doanh nghiệp. Sau đó mới phân tích về nhu cầu của từng loại tài sản cố định. Tập hợp các dữ liệu để mua sắm tài sản cố định cho chuẩn.
• ✔ Theo dõi kỹ càng các khoản tài sản được công ty mua vào bằng cách sử dụng các phần mềm quản lý tài sản cố định chuyên nghiệp: Cần theo dõi, nắm bắt rõ các tài sản cố định. Sử dụng kèm các phần mềm chuyên dụng.

Đối với việc sử dụng, bảo dưỡng và sửa chữa

Cần tạo hồ sơ riêng cho mỗi tài sản cố định: Hồ sơ gồm hợp đồng chính thức về việc mua bán tài sản cố định, hóa đơn mua, biên bản giao nhận và một số giấy tờ liên quan khác.

Quản lý về việc khấu hao tài sản cố định

• ✔ Quản lý tài sản cố định theo nguyên giá: Với doanh nghiệp quy mô lớn, tài sản cố định cần phân loại, đánh số và quản lý riêng trong phần mềm hoặc sổ theo dõi.
• ✔ Quản lý việc kiểm kê và đánh giá tài sản cố định: Loại bỏ những tài sản cố định ảo; và xác định tài sản chiến lược của công ty.

Quản lý việc kiểm kê và đánh giá

• ✔ Loại bỏ các tài sản ảo: Đây là những tài sản đã bị đánh cắp hoặc là bị hỏng mà chưa bị loại ra khỏi danh sách tài sản cố định. Gây ảnh hưởng tới số liệu và công tác quản lý của doanh nghiệp. Vì vậy cần tiến hành kiểm kê định kỳ để mau chóng nắm lấy chính xác số liệu và tình trạng của các tài sản cố định trong doanh nghiệp.
• ✔ Xác định tài sản chiến lược: xác định các tài sản có giá trị lớn, để tập trung và mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.

Tạm Kết

Hiện tại trên thị trường Việt Nam, không ít đối tác cung cấp các phần mềm quản lý tài sản để hỗ trợ cho doanh nghiệp trong công tác chuyên môn. Trong đó, công ty cổ phần ASOFT; với kinh nghiệm trong ngành hơn 18 năm; được đánh giá là một trong những đơn vị uy tín nhất. Cung cấp và đáp ứng trọn vẹn các nhu cầu của doanh nghiệp trong công tác quản lý tài sản. Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hỗ trợ quản lý tài sản; đăng ký ngay hoặc liên hệ theo hotline: 1900 6123 để được tư vấn và demo miễn phí.

► Xem thêm: 10 Lý do khiến doanh nghiệp cần tức tốc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử

Ban biên tập ASOFT