► Xem thêm: Những lợi ích không ngờ khi doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử

Hệ thống sổ cái phân tán

Sổ cái phân tán là gì?

Sổ cái phân tán là một hệ thống số hóa giúp người dùng ghi lại các giao dịch về tài sản. Giúp lưu trữ thông tin bất cứ lúc nào. Sổ cái phân tán khác với những cách lưu trữ dữ liệu truyền thống. Nó không có vị trí trung cho việc lưu trữ thông tin. Ngoài ra, tính phân quyền cũng bảo mật, minh bạch và tin cậy hơn rất nhiều.

Công nghệ sổ cái phân tán giúp giảm gian lận, bị lỗi và chi phí sinh ra bởi các quy trình và thủ tục hành chính sử dụng cách thủ công giấy. Có thể cung cấp nhiều cách thức mới lạ để đảm bảo về quyền sở hữu; cũng như xuất xứ của hàng hóa. Ngoài ra, công nghệ sổ cái phân tán còn có thể giúp chính phủ thu thuế; tạo ra vô vàn lợi ích ở việc cung cấp các dịch vụ. Ví dụ như: đăng ký đất đai; cung cấp hộ chiếu; bảo đảm về chuỗi cung ứng hàng hóa và tính toàn vẹn của hồ sơ.

Các ưu điểm chính của sổ cái phân tán

Bất biến: Sổ cái phân tán dùng mật mã để tăng tính bất biến và sự lưu trữ an toàn. Nghĩa là giúp cho dữ liệu không bị thay đổi khi đã lưu trữ.

Chỉ nối thêm: Sổ cái phân tán được thiết kế thêm tính năng nối thêm để cung cấp đầy đủ lịch sử giao dịch. Điều này tối ưu hơn so với các phương thức truyền thống. Nhưng điều này có thể khiến thay đổi các thao tác dữ liệu.

Phân tán: Sổ cái phân tán còn có một đặc điểm khác đó là tính phân tán. Cụ thể là mọi công ty ngang hàng đều sở hữu một bản sao của sổ cái ở đa phần các tệp sổ cái phân tán. 

Được chia sẻ: Sổ cái phân tán không kết nối với chỉ duy nhất một thực thể. Mà nó được chia sẻ với các nút. Một trong số chúng có trách nhiệm lưu trữ một bản sao đầy đủ của sổ cái.

Sổ cái điện tử gộp

Khái niệm

Khác hoàn toàn với các cách làm truyền thống, các hệ thống sổ cái điện tử như phần mềm của ASOFT-ERP; đều được thiết kế dựa theo các cấu trúc của sổ cái điện tử gộp; chỉ sử dụng một hệ thống duy nhất và một sổ cái duy nhất. Tại đây, các dữ liệu giao dịch đều được nhập vào hệ thống theo dạng các dòng dữ liệu; đi kèm là hai bút toán ghi có và ghi nợ. Các nghiệp vụ này đều được thực hiện cùng một lúc.

Không những vậy, ngoài ASOFT-ERP thì đa phần các hệ thống sổ cái điện tử gộp đều không sử dụng cấu trúc tài khoản cố định. Ví dụ như là: profit center hay cost center. Mà thay vào đó, chúng được cài đặt một bộ các mã phân tích để người dùng tùy chỉnh. Nó khiến đơn giản hóa toàn bộ hệ thống tài khoản (COA). Đồng thời giúp cho việc phân tích, báo cáo được thuận lợi và nhanh chóng hơn.

Nói tóm lại, cũng như sổ cái phân tán, sổ cái điện tử gộp chính là thành công lớn trong công nghệ phần mềm mang dấu ấn của ASOFT-ERP. Không chỉ giúp tinh gọn khối lượng công việc của bộ phận Tài chính – Kế toán; mà thông qua đó còn giảm đáng kể thời gian cho việc tổng hợp; và thực hiện các báo cáo tài chính và quản trị. Ngoài ra, cũng nhờ sổ cái điện tử gộp chính mà quá trình kết xuất mọi báo cáo/phân tích đều được thực hiện theo thời thực chính xác và minh bạch.

Phân biệt với loại sổ cái thông thường

Sổ cái chính đa phần sẽ chia làm 3 loại: sổ cái chung (GL); sổ cái mua hàng (AP); và sổ cái bán hàng (AR). Việc phân chia hệ thống các loại sổ này theo các phương pháp quản lý truyền thống sẽ khiến các nhân viên ở bộ phận tài chính và kế toán tốn khá nhiều thời gian cho công tác phân tích, trích xuất và lập báo cáo. Không những vậy nó còn không đạt được hiệu quả như mong đợi. Đặc biệt là nếu doanh nghiệp cần kết xuất các báo cáo dưới dạng quản trị nội bộ một cách khá phức tạp và đa dạng.

Tuy nhiên với sổ cái điện tử, chúng được thiết kế dựa theo các cấu trúc của sổ cái điện tử gộp; chỉ sử dụng một hệ thống duy nhất và một sổ cái duy nhất. Điều này giúp các công tác chuyên môn diễn ra được nhanh chóng và thuận lợi, dễ dàng hơn rất nhiều.

► Xem thêm: Loại bỏ Excel để dự toán ngân sách bằng những công cụ tối ưu hơn

Các lợi ích cụ thể mà hệ thống sổ cái điện tử gộp ASOFT-ERP mang lại

Giúp tiết kiệm thời gian

Cũng giống như sổ cái phân tán, sổ cái điện tử gộp giúp tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp. Do không cần phải thông qua quy trình đối chiếu giữa nhiều sổ; nên hệ thống nhập liệu đơn của sổ cái gộp khá đơn giản và tiết kiệm lượng lớn thời gian cho doanh nghiệp. Đó cũng là lý do mà các báo cáo và phân tích/tổng hợp luôn được thực hiện theo thời gian thực realtime; và luôn sẵn sàng để người dùng sử dụng. Ngoài ra, dữ liệu trong sổ cái cũng được quản lý ở một nơi duy nhất. Không cần qua các quá trình xử lý căn bản, nên việc đóng sổ tài chính diễn ra nhanh gọn và hiệu quả hơn.

Hoạt động phân tích dữ liệu và báo cáo đơn giản hơn

Ở các cách làm truyền thống hoặc ở một số phần mềm cũ có sử dụng hệ thống tài khoản cố định và tích hợp các phương thức xử lý phân tán; thì công việc phân tích, báo cáo của bộ phận tài chính – kế toán sẽ gặp khá nhiều khó khăn và bất lợi.

Trong khi nếu sử dụng các phần mềm kế toán có tích hợp hệ thống sổ cái điện tử gộp; thì công việc sẽ diễn ra trơn tru hơn rất nhiều. Các hệ thống này có mã phân tích được thiết kế theo đặc trưng kinh doanh; và cách quản trị của mỗi doanh nghiệp (việc này được thiết lập bởi người dùng). Giúp cho việc làm báo cáo, phân tích được diễn ra linh hoạt. Đáp ứng mọi nhu cầu khác nhau của các đơn vị kinh doanh. Đặc biệt là có thể tùy chỉnh các tính năng để ghi nhận được các nguồn dữ liệu mới; tùy theo nhu cầu của người dùng ở ngay thời điểm đó. Ưu điểm này khá giống so với sổ cái phân tán.

Công tác kế toán – tài chính đặc thù linh hoạt hơn

Các vấn đề của công tác tài chính cũng có thể được xử lý gọn ghẽ nhờ hệ thống sổ cái gộp. Bao gồm:

• ✔ Sổ cái điện tử gộp của hệ thống ASOFT-ERP có thể được vận hành cùng các công ty/chi nhánh hạch toán cùng một lúc; có thể phụ thuộc hoặc độc lập xuyên suốt trên cùng một hệ thống ERP. Qua đó mà công tác phân tích và báo cáo theo hai dạng tổng hợp và hợp nhất đều tiến hành thuận lợi và nhanh chóng. Thỏa mãn mọi nhu cầu quản trị của nhà quản lý ở các tập đoàn.
• ✔ Sổ cái điện tử gộp do người dùng thiết kế sẽ công tác lập ngân sách; đối chiếu với ngân sách cũng như việc dự báo dòng tiền trở nên nhanh chóng; linh hoạt và sát với thực tế nhất.
• ✔ Sổ cái điện tử gộp còn giúp xử lý các loại tiền tệ khác nhau. Ví dụ: tiền tệ báo cáo, tiền tệ địa phương, ngoại tệ giao dịch,… Đồng thời tính toán dễ dàng các chênh lệch tỷ giá.
• ✔ Sổ cái điện tử gộp còn tạo điều kiện để thuận lợi cho việc xử lý nhiều đơn vị tính; hoặc giúp quy đổi các đơn vị tính một cách linh hoạt; tùy theo đặc thù của mỗi ngành kinh doanh. Ví dụ như: kg, m3, m,…

Tạm Kết

Sổ cái điện tử gộp và sổ cái phân tán mang lại rất nhiều lợi ích và ứng dụng đối với công tác của bộ phận Tài chính – Kế toán tại doanh nghiệp. Việc sử dụng, khai thác những lợi ích của sổ cái điện tử gộp; tùy thuộc vào nhu cầu quản trị của từng ngành nghề và từng doanh nghiệp cụ thể. Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 càng diễn ra sôi nổi; thì doanh nghiệp càng cần áp dụng nhanh chóng sổ cái điện tử gộp để làm đòn bẩy chủ đạo cho doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp đang muốn tìm hiểu về sổ cái điện tử của phần mềm ASOFT-ERP; đăng ký ngay, hoặc liên hệ hotline 1900 6123 để nhận tư vấn hoặc demo miễn phí.

► Xem thêm: Quy trình lựa chọn hệ thống kế toán hiệu quả nhất 2021

Ban Biên Tập ASOFT