►Xem thêm: Thế nào là một phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp tốt?

Giải pháp tiết kiệm chi phí khi ứng dụng phần mềm ERP

Xác định mục tiêu cụ thể trước khi triển khai phần mềm ERP

Khi doanh nghiệp muốn ứng dụng phần mềm ERP vào quản lý, nhà lãnh đạo cần hiểu rõ những nhân tố cơ bản và quy trình thực hiện hệ thống. Chú ý đến những đối tượng chính sẽ tham gia vào quy trình triển khai và các nhân tố quan trọng để cấu thành nên một phần mềm ERP thành công, đó là: 

Xác định rõ mục tiêu dự án

Nắm bắt chi tiết phạm vi  dự án

Lựa chọn đúng những giải pháp phần mềm phù hợp với mô hình quản trị, đặc thù của doanh nghiệp

Lựa chọn đúng đơn vị triển khai

Xác định mục tiêu cụ thể trước khi triển khai phần mềm ERP

Bảo đảm tính cam kết của ban lãnh đạo và đơn vị tư vấn triển khai

Có một đội ngũ nhân sự nòng cốt làm việc hiệu quả, am hiểu về công nghệ mọi hoạt động quản trị

Xây dựng hướng triển khai, chiến lược phù hợp với nội tại của doanh nghiệp

Đào tạo đảm bảo, dễ hiểu, tập trung, cụ thể

Đảm bảo các quy trình, bảng biểu và hệ thống báo cáo của doanh nghiệp

Chọn đúng phần mềm ERP

Trong quá trình triển khai phần mềm ERP, doanh nghiệp cần phải chọn đúng đơn vị triển khai với các giải pháp phù hợp. Hướng đi này giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí đồng thời dễ dàng đưa phần mềm vào hoạt động sau này. Vậy, như thế nào là một phần mềm ERP phù hợp? Cùng tham khảo các yếu tố dưới đây:

 Phần mềm ERP phải có những khả năng phát triển để đáp ứng được yêu cầu hiện tại và tương lai của doanh nghiệp

Phần mềm ERP sẽ phát triển như thế nào, nền tảng của giải pháp quản trị đó ra sao, dùng công nghệ gì, rủi ro có lớn không?

Hệ thống ERP đó có đáp ứng được yêu cầu quản trị của doanh nghiệp? Giải pháp quản trị đó có phù hợp với những tiêu chí mà doanh nghiệp đặt ra?

►Xem thêm: Lợi ích khi sử dụng các công cụ, nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp

Xác định phạm vi của dự án

Phạm vi triển khai phần mềm ERP ảnh hưởng trực tiếp đến giá cả và chi phí. Hầu hết các doanh nghiệp khi đã xác định phạm vi của hệ thống quản trị doanh nghiệp sẽ dựa vào:

Số lượng phân hệ, các chức năng cần thiết nhằm đáp ứng nhu cầu của tổ chức

Số lượng người sẽ sử dụng 

Tuy nhiên, để kiểm soát chặt chẽ chi phí triển khai, người dùng nên xem xét thêm các yếu tố khác như: sự sẵn sàng của nhân sự; định hướng sự phát triển ngắn hạn, dài hạn của doanh nghiệp…

Xác định phạm vi của dự án

Trả lời những câu hỏi sau giúp quá trình xác định phạm vi dự án dễ dàng hơn:

Mức độ phức tạp trong quy trình hoạt động của doanh nghiệp như thế nào?

Quy trình nào được tự động hóa trên phần mềm ERP?

Số lượng nhân viên sử dụng phần mềm ERP?

Phản ứng của nhân sự trong công ty về việc triển khai phần mềm?

Thời điểm nào là thích hợp để triển khai phần mềm ERP?

Những ai sẽ tham gia vào dự án?

Phòng ban nào là thành viên của ban dự án? Nhiệm vụ của họ làm gì?

Quá trình xác định phạm vi triển khai càng chi tiết, doanh nghiệp càng tiết kiệm được chi phí. 

Áp dụng công nghệ hiện đại, tiên tiến

Chi phí lắp đặt cơ sở hạ tầng và phần mềm ERP là tương đối cao, chưa kể đến việc phải chuẩn bị ngân sách cho một đội ngũ IT chuyên trách giúp quản lý. Trước đây, quá trình này gần như là bắt buộc. Tuy nhiên, nhờ sự tiến bộ của khoa học công nghệ, cụ thể là công nghệ Cloud giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng chi phí.

Công nghệ Cloud hỗ trợ người dùng truy cập, sử dụng mọi dữ liệu của phần mềm ERP thông qua Internet. Tuy không cần lắp đặt phòng máy chủ nhưng doanh nghiệp hoàn toàn có thể đối mặt với những vấn đề: tốc độ của đường truyền; độ bảo mật dữ liệu; cấp quyền sở hữu phần mềm,…

Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm ERP

Một trong các cách tốt nhất nhằm tránh lãng phí khi triển khai phần mềm ERP là lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm chuyên nghiệp.

Tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp thể hiện bằng: uy tín thương hiệu, quy trình làm việc, đội ngũ nhân sự đồng thời chính sách hoạt động.

Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm ERP

Đơn vị cung cấp cần phải có: kinh nghiệm triển khai phần mềm lâu năm cho các doanh nghiệp đa lĩnh vực; có các quy trình làm việc, triển khai chi tiết. Đội ngũ được chuyên môn hóa, tránh trường hợp nhân viên vừa đảm nhiệm vị trí kinh doanh vừa tư vấn giải pháp…Hơn nữa với các đơn vị có chính sách khách hàng tốt, sẽ hỗ trợ rất nhiều cho tổ chức trong suốt quá trình triển khai, ứng dụng phần mềm ERP.

► Xem thêm: Lựa chọn công ty gia công phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp

Tạm kết:

ASOFT ERP được thiết kế với tính năng linh hoạt, tích hợp đa nền tảng và có thể kết nối với các hệ thống khác để tạo thành một hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp toàn diện. Khi doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng quy mô, phần mềm sẽ đóng vai trò là thành tố trung tâm tạo nên nền móng công nghệ vững chắc cho quá trình thay thế và nâng cấp hệ thống quản trị.

Phần mềm ASOFT ERP được nghiên cứu và xây dựng dựa trên hơn 19 năm kinh nghiệm đúc rút từ thực tiễn triển khai ứng dụng tại hơn 3200 doanh nghiệp trong và ngoài nước. Vì vậy so với các phần mềm tương tự trên thị trường hiện nay, ASOFT ERP có thể linh hoạt điều chỉnh theo đặc thù của doanh nghiệp. Đây là một trong những điểm ưu việt giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể.