Phần mềm quản lý công việc là gì? 

Phần mềm quản lý công việc là giải pháp công nghệ ứng dụng nhằm theo dõi, quản lý và lên kế hoạch triển khai quy trình làm việc, tối ưu hóa thời gian thực hiện công việc của một cá nhân, đội nhóm hoặc doanh nghiệp trên một nền tảng số. Phần mềm quản lý công việc có khả năng lập kế hoạch, theo dõi quá trình xử lý công việc, thiết lập một thời gian biểu hợp lý, mang tính khoa học, có hệ thống cao. Khi sử dụng, người dùng có thể kiểm soát và nắm bắt được tiến độ của từng hoạt động, từ đó có những quyết định, điều chỉnh phù hợp. 

Phần mềm quản lý công việc là giải pháp công nghệ nhằm theo dõi, quản lý và lên kế hoạch

Có nhiều loại phần mềm quản lý công việc, phần mềm dành cho cá nhân hoặc doanh nghiệp, tùy vào nhu cầu của người sử dụng mà mỗi phần mềm sẽ đem đến những chức năng phù hợp riêng biệt. Nhưng nhìn chung, phần mềm quản lý công việc dự án sẽ tối hóa quy trình, phân bổ thời gian và đưa ra một định hướng phù hợp, tạo nên một kết quả tốt nhất. 

►Xem thêm: 6 điều cần lưu ý khi lựa chọn phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp. 

Các tính năng cần thiết của phần mềm quản lý công việc

- Tích hợp toàn diện: Phần mềm này có tích hợp với nhiều ứng dụng như Lịch Google, Slack, Salesforce, Zapier,... không?

- Dễ sử dụng: Phần mềm có thể được sử dụng bởi người mới bắt đầu và các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp không? Một giao diện thân thiện với người dùng là rất quan trọng!

- Theo dõi Tiến độ công việc: Có dễ dàng biết mọi người đang ở giai đoạn nào trong dự án không? Bạn và nhóm của bạn đạt được mục tiêu của mình như đã đề ra? Bạn có thể hình dung dự án từ nhiều góc nhìn khác nhau không?

- Các bản cập nhật và nâng cấp tính năng thường xuyên: Nhà cung cấp dịch vụ có dành thời gian cho việc khắc phục lỗi, cung cấp các tính năng mới và lắng nghe phản hồi của người dùng không?

►Xem thêm: Cách lựa chọn phần mềm quản lý công việc dự án theo đặc thù doanh nghiệp

Lợi ích chính của việc sử dụng phần mềm quản lý công việc

Hầu hết các doanh nghiệp thành công đều sử dụng phần mềm quản lý công việc. Bởi lẽ, họ hiểu rõ tầm quan trọng của việc quản lý công việc đúng cách.

Quản lý trên nền tảng thống nhất

Phần mềm cung cấp một nền tảng tích hợp duy nhất để lưu lại tất cả các hoạt động của phòng ban, đội nhóm hay phân chia theo dự án. Việc này cho phép người quản lý không phải ghi nhớ mọi thông tin mà dễ dàng truy cập kiểm tra, nắm bắt tổng thể hoạt động. Chính vì thế đây là phần mềm quản lý dự án dễ dàng

Ưu tiên nhiệm vụ quan trọng 

Sắp xếp mức độ ưu tiên cho các nhiệm vụ là một trong những yếu tố hàng đầu để đáp ứng yêu cầu về thời gian, tiến độ. Trên thực tế, nhân viên thường dễ bị mất phương hướng và dành quá nhiều thời gian vào những nhiệm vụ đơn lẻ khi không biết cách quản lý công việc. 

Tình trạng này gây ra sự chậm trễ hoặc quá tải, ảnh hưởng đến toàn bộ tiến trình chung. Khi đó, phần mềm quản lý công việc giúp bạn khắc phục các vấn đề trên bằng cách đánh dấu, nhắc nhở ưu tiên hoàn thành tất cả các công việc quan trọng đúng thời hạn.

Sắp xếp mức độ ưu tiên cho các nhiệm vụ

Tăng năng suất 

Năng suất quyết định sự thành công của một tổ chức. Vì vậy, một hệ thống quản lý công việc trực tuyến sẽ là một giải pháp hoàn hảo cho doanh nghiệp. 

Hệ thống quản lý công viêc không chỉ giúp nhân viên xác định vị trí nhiệm vụ của mình mà còn cho phép họ xem xét các nhiệm vụ quan trọng. Như vậy, mọi đầu việc sẽ được sắp xếp phù hợp, đảm bảo năng suất cao nhất. 

►Xem thêm: Phần mềm quản lý dự án giải quyết được những vấn đề gì của doanh nghiệp?

Ủy quyền và giao việc hiệu quả

Ủy quyền, giao nhiệm vụ là một bước quan trọng để quản lý thành công nhiều công việc trong một khoảng thời gian ngắn. Tuy nhiên, các nhà quản lý vẫn gặp khó khăn khi ghi nhớ, tổng hợp và theo dõi công việc một cách trọn vẹn. 

Nhận thức được vấn đề trên, phần mềm quản lý công việc sẽ giúp bạn tận dụng hiệu quả nguồn nhân lực, giao trách nhiệm đúng người và đánh giá nhanh chóng qua tính năng lập kế hoạch, tổ chức các hạng mục công việc, phân bổ nhân lực liên phòng ban.  

Nền tảng tập trung chia sẻ tài liệu

Bên cạnh các đầu việc liên quan, các tài liệu khác nhau của doanh nghiệp cũng cần được sắp xếp một cách khoa học. Với phần mềm quản lý công việc, bạn không chỉ truy cập thông tin cần thiết mọi lúc mọi nơi mà còn có thể lưu trữ, phân quyền tiếp cận cho các tài liệu nội bộ. 

Nó tạo nên một kho tàng kiến thức, dữ liệu nền tảng cho công ty, đồng thời tăng tính bảo mật đối với các bí mật kinh doanh quan trọng. 

Loại bỏ rào cản khi làm việc từ xa

Làm việc từ xa (Work from home) đang là một trong những cách thức làm việc mới đến từ yêu cầu khách quan của thực tế xã hội. Trong tương lai, bất kỳ công ty nào cũng cần xây dựng các chính sách và có nền tảng làm việc từ xa thích hợp. 

Loại bỏ rào cản khi làm việc từ xa

Chính vì vậy, việc ứng dụng phần mềm quản lý công việc là yêu cầu thiết yếu để giúp bạn cập nhật trực tiếp về công việc một cách chính xác, cụ thể và tức thời. Nó là lựa chọn hoàn hảo cho tiến trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp. 

Theo dõi tất cả nhiệm vụ

Trong các công ty vừa và lớn, việc theo dõi tiến độ thủ công sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian bởi khối lượng nhân sự và dự án lớn. Với phần mềm quản lý công việc, người đứng đầu có thể dễ dàng theo dõi tiến trình của từng thành viên chỉ trong vài giây.

►Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc dự án hiệu quả nhất hiện nay