Đặc điểm của phần mềm kế toán online và offline

Phần mềm kế toán Online

Cho phép kế toán làm việc trên môi trường mạng WAN – mạng internet

Ưu điểm: Không phải tốn chi phí đầu tư cho máy chủ và bảo mật, nhiều người có thể làm việc cùng một lúc trên dữ liệu, quản lý từ xa hiệu quả.

Nhược điểm: Chi phí cho người sử dụng trên phần mềm

Phần mềm kế toán Offline

Được cài đặt trực tiếp tại máy người sử dụng và làm việc trong môi trường mạng nội bộ của công ty (mạng LAN – Local Area Network). 

Ưu điểm: Chỉ cần cài đặt một lần trên máy tính là có thể sử dụng, hoạt động không phụ thuộc vào kết nối mạng.

Nhược điểm: Đòi hỏi máy tính (PC, laptop) có cấu hình tương đối mạnh, chỉ được làm việc trên máy chủ. Rủi ro về hỏng ổng cứng, mất điện, nhiễm virus tấn công dữ liệu.

Ưu điểm khi sử dụng phần mềm kế toán so với cách thức truyền thống

Nhanh chóng, kịp thời, tiết kiệm thời gian, công sức

Nếu như làm kế toán bằng tay với một nghiệp vụ kinh tế phát sinh bạn phải ghi nhận nó vào chứng từ gốc, định khoản các bút toán có liên quan vào các sổ sách kế toán khác nhau. Cuối kỳ từ những tập số liệu khổng lồ bạn phải đối chiếu, tổng hợp, lập báo cáo. Mỗi khi cần trích lọc dữ liệu theo yêu cầu phải mất rất nhiều thời gian. Bao nhiêu rắc rối đó, giờ đây khi sử dụng phần mềm kế toán bạn chỉ cần nhập số liệu đầu vào (theo chứng từ gốc) phần mềm sẽ tự động lên đầy đủ các báo cáo, vào bất cứ lúc nào cần sử dụng.

Chính xác, bảo mật, ít rủi ro

Số liệu kế toán được lưu trữ trên máy tính và thường xuyên được sao lưu cất giữ ra bên ngoài. Như vậy sẽ hạn chế được tối đa những rủi ro đáng tiếc xảy ra.

Dễ dàng kiểm tra giám sát, đồng bộ trong hệ thống quản lý của cả doanh nghiệp

Khi sử dụng phần mềm, số liệu kế toán sẽ được quản lý chặt chẽ chi tiết tới từng người sử dụng. Thông tin được cập nhật thường xuyên, liên tục cho phép người quản lý khai thác và đưa ra những quyết định kịp thời.

Các yếu tố để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp

Nhu cầu quản lý

Đầu tiên, để biết nên chọn online hay offline thì doanh nghiệp cần phải xác định rõ nhu cầu quản lý khi sử dụng phần mềm là gì?

Nếu chủ doanh nghiệp khi muốn nắm bắt số liệu tài chính – kế toán mọi lúc, mọi nơi hoặc có nhiều cơ sở cần quản lý thì chắc chắn một phần mềm kế toán online sẽ là giải pháp tối ưu. Các số liệu sẽ được tự động đồng bộ trên hệ thống, kế toán trụ sở chính không cần nhập liệu lại và Giám đốc chỉ cần vài cú nhấp chuột trên máy tính hoặc click trên điện thoại là xem được ngay.

Ngược lại, nếu chủ doanh nghiệp không có nhu cầu quản lý từ xa trong mỗi dịp đi công tác, không cần thiết phải có báo cáo dữ liệu mọi lúc, cũng không có nhu cầu quản lý hoạt động của các địa điểm ở xa thì phần mềm kế toán offline là lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp.

Quy mô doanh nghiệp

Doanh nghiệp mới thành lập, mô nhỏ, không có chi nhánh với mong muốn quản lý thông tin tài chính, hiệu quả, cung cấp được đầy đủ các báo cáo vừa đáp ứng đúng quy định nhà nước lại vừa phục vụ được nhu cầu của doanh nghiệp thì sử dụng phần mềm kế toán offline phù hợp.

Tuy nhiên khi doanh nghiệp phát triển đến một giai đoạn nhất định , nhiều cơ sở, chi nhánh yêu cầu quản lý tài chính nâng cao, người quản lý có thể kiểm soát được tình hình tài chính của công ty ở khắp mọi nơi thì nên dùng phần mềm kế toán online.

►Xem thêm: Phần mềm kế toán phù hợp cho kinh doanh nhà hàng quán ăn

Chi phí đầu tư phần mềm kế toán online và offline 

Hầu hết các doanh nghiệp đều nghĩ rằng chi phí sử dụng một phần mềm kế toán bao gồm khoản chi phí trong báo giá, các khoản phí phát sinh hàng kỳ hoặc chi phí đào tạo, tư vấn và không tốn quá nhiều so với khả năng của doanh nghiệp. Nếu tính toán kỹ hơn thì ngoài các chi phí kể trên, doanh nghiệp cũng sẽ cần phải đầu tư cho cơ sở vật chất kỹ thuật như máy tính, máy in, các khoản tiền bảo trì, bảo dưỡng máy móc định kỳ.

Doanh nghiệp xác định sẽ sử dụng một giải pháp kế toán offline, tức là doanh nghiệp hoàn toàn chủ động trong việc quản lý dữ liệu của mình và sẽ phải có sự đầu tư xứng đáng cho hệ thống máy chủ cũng như bảo mật thông tin để tránh việc bị mất mát dữ liệu do thiên tai, lỗi người sử dụng (tải nhầm virus), hỏng ổ cứng,…

Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán online, nhất là các phần mềm kế toán dạng đóng gói sẵn thì sẽ không phải tốn chi phí đầu tư cho máy chủ và bảo mật. Nhưng cần trả phí thuê bao định kỳ và số lượng user hoạt động trên phần mềm.

► Xem thêm: 7 Tiêu chí giúp doanh nghiệp lựa chọn phần mềm kế toán tối ưu

Tạm kết

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn có cái nhìn đa chiều về phần mềm kế toán đồng thời tìm được một đơn vị cung cấp phù hợp, phục vụ cho nhu cầu phát triển của doanh nghiệp. 

Với hơn 19 năm hoạt động trong lĩnh vực Phần mềm quản trị; ASOFT đang ngày càng phát triển và nhận được lòng tin của số đông đối tác trong và ngoài nước. Hiện nay ASOFT đang đầu tư phát triển phần mềm Kế toán tổng hợp với 2 dạng mô hình chính: ASOFT-ERP và ASOFT-ME CLOUD. Với 2 dạng mô hình phần mềm này, nhà quản trị có thể tùy chọn hình thức triển khai phù hợp với đa dạng quy mô và đặc thù doanh nghiệp.

 Phần mềm kế toán ASOFT-T nổi tiếng với khả năng quản trị thông minh 

Bằng hệ thống công nghệ và kỹ thuật hiện đại; phần mềm kế toán của ASOFT nổi bật với nhiều khả năng như: Tự động cập nhật các quy định tài chính – kế toán theo quy chuẩn nhà nước; Tự động hóa và chuẩn hóa quy trình nhập liệu, đối soát hay phân tích tài chính; Cho phép tùy chỉnh phần mềm phù hợp với đặc thù doanh nghiệp; ứng dụng trên loại hình công nghệ như điện toán đám mây, mobile apps, máy chủ tại chỗ;…

Ngoài tính năng phân tích kế toán – tài chính chuyên nghiệp; ASOFT còn nổi tiếng với khả năng quản trị thông minh. Giúp người dùng dễ dàng kiểm soát toàn bộ hoạt động doanh nghiệp; từ khâu sản xuất đến khâu thành phẩm, bán hàng một cách dễ dàng và minh bạch.

Ngoài ra, để được tư vấn chính xác nhất về những lợi ích của phần mềm kế toán quý khách có thể Đăng ký ngay hoặc liên hệ với Asoft qua hotline 19006123 để được tư vấn, hỗ trợ và tham khảo demo miễn phí.

Ban Biên Tập ASOFT