Thực trạng sử dụng phần mềm ERP trong doanh nghiệp

Khi kể đến phần mềm được ưa chuộng trong các doanh nghiệp, người ta chỉ thường nghĩ đến phần mềm kế toán hoặc các phần mềm quản lý riêng lẻ như nhân sự, bán hàng, chọn hàng...

Ngày nay, lúc khoa học lớn mạnh cộng với những yếu tố về quản trị ngày một cao thì các công ty nên cần có một phần mềm với khả năng quản lý và kết nối tất cả nghiệp vụ, phòng ban trong công ty chứ ko riêng gì nghiệp vụ tại phòng ban kế toán hoặc mỗi phòng ban riêng lẻ nào khác. Phần mềm ERP là ưu tiên số 1 để giải quyết bài toán ấy cho các doanh nghiệp.

Phần mềm ERP được các doanh nghiệp tin dùng bởi những tính năng thông minh

Tiêu chí đầu tiên của các phần mềm ERP là quản lý đồng bộ, chặt chẽ và kỹ thuật hơn hầu hết thông tin của doanh nghiệp. Trong đó, thông tin kế toán là một phần cốt lõi. Để đạt được tiêu chí đó, hệ thống đòi hỏi người sử dụng buộc phải tuân thủ quy trình tác nghiệp chặt chẽ, đôi khi phức tạp, mang 1 khối lượng thông tin đầu vào khổng lồ. Kế toán là 1 tập con của 1 phàn mềm ERP.

►Xem thêm: TOP 15 Phần mềm ERP tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Sự khác nhau giữa phần mềm ERP và phần mềm kế toán truyền thống

Ghi nhận bằng bút toán hạch toán

Trong phần mềm ERP, hạch toán kế toán không bắt buộc là điểm khởi đầu mà là kết quả của giai đoạn xử lý thông tin. Mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình cung cấp kinh doanh đều được ghi nhận bằng giao dịch trên hệ thống.

Cùng sở hữu quy trình nghiệp vụ được chia thành đa dạng quá trình khác nhau, bước thao tác khác nhau và các nghiệp vụ kế toán cũng được chia thành phổ biến cặp bút toán khác nhau.

Những việc định khoản kế toán bao giờ cũng diễn ra sau cùng của công đoạn thực hành giao dịch đó. Để quản lý tình trạng – tiến trình công việc, người ta có thể sử dụng các trạng thái chứng từ và mã nghiệp vụ để thực hiện, cùng với đó các thông tin khai báo về cặp định khoản sẽ được mặc định trong hệ thống để trợ giúp người dùng.

Phần mềm ERP định nghĩa các account kết liên trong từng cặp bút toán ứng với mỗi loại nghiệp vụ kinh tế nảy sinh và các quy tắc hạch toán ngầm định để bảo đảm các cặp bút toán này thống nhất với nhau. 

Thiết lập trương mục trung gian

Trên góc độ kinh tế thì sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong các nghiệp vụ trên vẫn không có gì thay đổi. Để đảm bảo cho bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp không phát sinh thêm nhiều so với cách hạch toán cũ, doanh nghiệp Việt có thể sử dụng các tài khoản trong danh mục tài khoản mà được bạn coi như không thuộc hệ thống tài khoản hạch toán chính thức của mình và xem đó là các tài khoản trung gian.

Như vậy, việc phát sinh giao dịch ở các tài khoản trung gian không làm ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính của doanh nghiệp và các doanh nghiệp có thể dựa vào số dư của các tài khoản này để kiểm tra quy trình tác nghiệp đã được thực hiện đầy đủ chưa. 

Hạch toán tự động

Ngoài phân hệ kế toán tổng hợp mang những chứng từ kế toán để thực hiện các bút toán 1 cách trực tiếp như những phần mềm kế toán thông thường, mọi phân hệ khác của phàn mềm ERP đều tiến hành hạch toán các bút toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh tự động.

Cần lưu ý 1 điểm dị biệt cực kỳ lớn giữa hệ thống ERP và những phần mềm kế toán là bút toán được sinh ra một cách tự động và được kiểm soát nhiều tầng trong quá trình phê duyệt, do đó các sơ sót về định khoản hầu như không xảy ra.

Bút toán đảo

Với ý nghĩa là 1 hệ thống đề đạt chân thực nhất các hoạt động kinh tế phát sinh trong 1 tổ chức - doanh nghiệp, phần mềm ERP không cho phép người tiêu dùng xóa bất kỳ 1 bút toán nào đã hạch toán vào hệ thống. Tất cả những gì mà người sử dụng có thể làm là thực hiện bút toán đảo.

Chính vì đặc điểm này, người tiêu dùng sở hữu có thể cảm thấy ái ngại vì hầu hết sai sót của họ đều bị kiểm soát. Tuy nhiên, cũng nhờ đặc điểm này, số liệu kế toán do các hệ thống ERP cung cấp luôn có độ tin cậy cao đối với các cổ đông cũng như các đối tác của doanh nghiệp.

►Xem thêm: Doanh nghiệp gặp rủi ro lớn khi quản lý bán hàng bằng Excel

Tác nghiệp hoàn chỉnh

Vì hệ thống được quản lý theo một quy trình, ví như bạn cắt đứt 1 trong các công đoạn của một quy trình nào đó, chức năng kiểm soát của hệ thống sẽ không còn ý nghĩa. Kéo theo đó, việc kiểm soát số liệu kế toán cũng sẽ dẫn đến khó khăn.

Tuy nhiên, trong giả dụ buộc phải cắt rời 1 số quy trình, để giữ được kiểm soát, bạn nên tạo ra những đối tượng kết liên kết cũng như đặt ra những luật lệ thực hiện bên ngoài, buộc người tiêu dùng nên tuân thủ theo. 

Sự khác nhau giữa phần mềm ERP và phần mềm kế toán truyền thống

Cấu trúc hệ thống tài khoản và danh mục linh hoạt

Ngoài hệ thống account mà Bộ Tài chính Việt Nam ban hành, bạn có thể xây dựng 1 hệ thống tài khoản mang rộng rãi chiều thông tin trên cơ sở tuân theo luật đã có bằng phương pháp chia nhỏ các bậc tài khoản.

Mặt khác, bạn có thể bổ sung những danh mục khác nhau để giao tiếp của bạn với nhiều trường thông báo để phân tích được đa chiều hơn. Có thể kể tính linh hoạt của hệ thống tài khoản và các danh mục có thể đáp ứng được đa số yêu cầu phân tách và quản lý tài chính của một doanh nghiệp, với mọi quy mô.

►Xem thêm: Phần mềm POS là gì? 5 lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ POS

Hợp nhất báo cáo từ các đơn vị thành viên

Cơ chế dữ liệu tụ hội của hầu hết phần mềm ERP cho phép thống nhất số liệu của các doanh nghiệp sở hữu phổ biến chi nhánh tiện dụng và dễ dàng.

Việc độc nhất mà họ phải làm là truy vấn dữ liệu đã với có sẵn bằng những phương tiện mà hệ thống cung cấp. Cũng nhờ cấu trúc quản lý ERP linh hoạt, việc thêm một doanh nghiệp thành viên hay cấp quản lý mới trong hệ thống được thực hành đơn giản.

Bức tranh trung thực

Chính vì đặc điểm hạch toán kế toán song song sở hữu thao tác nghiệp vụ bắt buộc hệ thống số liệu kế toán luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động phân phối kinh doanh ở từng khâu trên hệ thống.

Trên hệ thống ERP, kế toán giữ vai trò kiểm soát hoạt động chế tạo buôn bán duyệt y những số liệu mà hệ thống phản ánh. 

Phần mềm ERP được tích hợp những chức năng quan trọng mà phần mềm kế toán truyền thống không có

Việc mua hiểu về ERP để có những thông báo chính xác và hiểu được rõ sự khác biệt của phần mềm ERP và phần mềm kế toán truyền thống sẽ giúp các công ty hiểu rõ bản tính  phần mềm này và dùng chúng hiệu quả nhất.

►Xem thêm:  Phần mềm quản lý - phần mềm ERP

Tạm kết:

Ở bài viết này, ASOFT đã tổng hợp sự khác biệt giữa phần mềm ERP và phần mềm kế toán truyền thống. Và có thể còn rất nhiều điểm khác biệt nữa mà doanh nghiệp phải đối mặt trong quá trình sử dụng phần mềm

Chúng tôi tin rằng, một hệ thống phần mềm ERP tốt chính là giải pháp tối ưu nhất cho những doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm cần phải có. Nếu cần thêm thông tin chi tiết, quý khách có thể Đăng ký ngay hoặc liên hệ với Asoft qua hotline 19006123 để được tư vấn, hỗ trợ và tham khảo demo miễn phí.