Cần làm gì để giảm rủi ro khi triển khai hệ điều hành doanh nghiệp 4.0

Nắm rõ mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp

Để làm rõ chiến lược kinh doanh của tổ chức thì đòi hỏi sự hợp tác của tất cả các bên liên quan. Trong quá trình thảo luận, hãy xác định mục tiêu của khách hàng và những điều nên và không nên thực hiện. Quan trọng nhất, các doanh nghiệp cần chia sẻ rõ mục tiêu của mình.

Các cuộc thảo luận này sẽ giúp chủ doanh nghiệp đạt được sự liên kết tổ chức. Cuối cùng, các giám đốc điều hành và quản lý cấp trung nên theo sát những thay đổi cần thiết này để cải thiện hơn nữa lợi thế cạnh tranh của tổ chức.

Nắm rõ mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp

Điều này sẽ giúp người phụ trách giảm thiểu rủi ro chọn sai hệ thống phần mềm ERP. Khi bạn biết mục tiêu dài hạn của tổ chức thì bạn sẽ biết tổ chức cần triển khai ERP nào.

Xác định rõ chi phí

Khi triển khai một hệ điều hành doanh nghiệp 4.0, bạn nên hiểu rõ những chi phí mà mình cần chi trả, bao gồm: chi phí phần mềm, chi phí triển khai thực hiện, chi phí hỗ trợ hàng năm… Đi kèm với chi phí là nhiều rủi ro tiềm ẩn. Hãy đánh giá thật kĩ yếu tố này, đừng vội triển khai nếu chi phí phải bỏ ra sẽ vượt qua ngân sách tối đa đã được đề sẵn.

Lựa chọn một nhà cung cấp giàu kinh nghiệm làm việc với nhiều doanh nghiệp sẽ giúp phía bạn nắm rõ những lợi ích và rủi ro trong quá trình thực hiện dự án. Ngoài ra, trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp cũng nên đàm phán kĩ càng về thời gian thực hiện, triển khai, yêu cầu nhà cung cấp cam kết về thời hạn một cách chắc chắn, có mục tiêu rõ ràng. Đó là cách thức làm việc chuyên nghiệp và cũng cho thấy một tinh thần trách nhiệm cao của nhà cung cấp.

► Xem thêm: Khó khăn của doanh nghiệp nhỏ trước những đổi mới công nghệ của thời đại 4.0

Chuẩn bị đội ngũ nhân sự

Trong quá trình triển khai hệ điều hành doanh nghiệp 4.0, đa phần các doanh nghiệp thường gặp phản ứng tiêu cực từ các nhân viên. Điều này gây ra chậm trễ và giảm hiệu quả công việc trong quá trình thực hiện.

Điều quan trọng là nếu ban lãnh đạo hào hứng cho sự thay đổi thì sẽ dễ khiến các nhân viên cảm thấy như vậy. Bên cạnh đó, bạn có thể truyền đạt mục đích của các thay đổi và lý do thay đổi để nhận được sự đồng ý của các bên.

Trong quá trình triển khai ERP, nếu nhân viên của bạn không sử dụng phần mềm hàng ngày thì bạn cần hoãn sử dụng cho đến khi họ chấp nhận thay đổi.

Tối ưu hóa mọi quy trình 

Việc triển khai hệ điều hành doanh nghiệp 4.0 là một cơ hội tốt để tối ưu hóa quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.

Tối ưu hóa các quy trình của doanh nghiệp trước khi triển khai ERP sẽ giảm thiểu rủi ro khi doanh nghiệp lựa chọn phần mềm đáp ứng nhu cầu hiện tại và tương lai. Các quy trình được tối ưu hóa giúp các nhà cung cấp ERP tập trung vào các nhu cầu của riêng doanh nghiệp. Nếu bạn chọn một hệ thống ERP mà không nghĩ đến quy trình trong tương lai của mình thì phần mềm có thể phải tùy chỉnh nhiều chức năng.

Kế hoạch chuyển đổi dữ liệu

Với mỗi lần triển khai hệ điều hành doanh nghiệp 4.0, có rủi ro là phần mềm ERP sẽ không cho phép thực hiện các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Để giảm thiểu rủi ro này thì dữ liệu cần chính xác và sử dụng được. Ngay trước khi triển khai ERP, bạn nên bắt đầu chuẩn bị cho việc chuyển đổi dữ liệu. Hầu hết dữ liệu kế thừa chưa sẵn sàng khi chuyển sang hệ thống mới. Dữ liệu thường được trải rộng trên nhiều nguồn với các cấu trúc và định dạng khác nhau.

Kế hoạch chuyển đổi dữ liệu

Người quản lý cần thiết lập một chiến lược dữ liệu. Ví dụ: bạn sẽ cần xóa dữ liệu để giải quyết dữ liệu trùng lặp và các vấn đề chất lượng dữ liệu phổ biến khác. Bạn cũng nên xác định tên gọi trong tương lai cho các mục, mô tả mục, đơn vị đo lường, v.v.

Lưu ý, chuyển đổi dữ liệu thành công đòi hỏi sự tham gia của bốn nhóm chính: chủ sở hữu dữ liệu, nhóm chức năng, nhóm chuyển đổi dữ liệu và nhóm dự án.

Giới hạn khi tùy chỉnh phần mềm

Khi doanh nghiệp thực hiện tùy chỉnh trong thực hiện hệ điều hành doanh nghiệp 4.0 thì khó có thể dừng lại. Vậy nên người quản lý chỉ nên phê duyệt các yêu cầu tùy chỉnh thực sự có ích cho lợi thế cạnh tranh.

Quản trị dự án cần đảm bảo nhóm thực hiện không tùy chỉnh quá mức phần mềm ERP. Đầu tư vào tái cấu trúc quy trình kinh doanh cũng là một chiến lược tốt để hạn chế tùy chỉnh.

► Xem thêm: Hệ điều hành doanh nghiệp 4.0 - Bài toán trong thời đại công nghệ số

Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng hệ điều hành doanh nghiệp 4.0

Hệ hệ điều hành doanh nghiệp 4.0 thiết kế ra nhằm giúp các doanh nghiệp giải quyết được các vấn đề khác nhau trong quản lý, vận hành. Vậy, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm ERP khi:

Khi doanh nghiệp của bạn có nhu cầu mở rộng kinh doanh, mở thêm chi nhánh hay cửa hàng mới và lượng giao dịch tăng nhanh, đột biến.

Các doanh nghiệp đang làm việc với một bộ máy cồng kềnh nhưng không hiệu quả và muốn tái cấu trúc lại công ty.

Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng hệ điều hành doanh nghiệp 4.0?

Doanh nghiệp bạn thường xuyên có những sai sót trong quá trình nhập dữ liệu và truy xuất dữ liệu. Ngoài ra nếu như khách hàng có nhiều phàn nàn về chất lượng của sản phẩm, dịch vụ.

Các doanh nghiệp đang muốn chuyển đổi doanh số nhanh chóng mà vẫn có thể đảm bảo được hiệu quả.

►Xem thêm: 4 yếu tố đắt giá trong cuộc đua chuyển đổi số Digital Transformation

Tạm kết

Trên đây là một số điều mà bạn cần lưu ý khi chọn mua các giải pháp phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp. Trên tư cách là một nhà quản lý, chúng tôi tin rằng hơn ai hết bạn hiểu được những khó khăn mà doanh nghiệp đã và đang trải qua, vì vậy hãy lựa chọn một đơn vị cung cấp uy tín, nhằm giải quyết hết những trở ngại và giúp doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh mẽ. Nếu quý doanh nghiệp cần hỗ trợ tư vấn thêm và demo miễn phí: Đăng ký ngay. Hoặc liên hệ hotline: 1900 6123.

Ban Biên Tập ASOFT